info@malinochka.com 097 6876029 093 786 40 81

Миссия выполнима! Донести мысль до слушателя

Задача общения – донести свое сообщение до получателя ясно и точно.

Это требует усилий как от оратора, т.е. отправителя сообщения, так и от слушателя, т.е. получателя сообщения. В процессе могут возникать непонимание и неверное истолкование сказанного. Конечно, все это может привести к различной путанице, огромной трате усилий, времени и упущенным возможностям.

Результат успешной коммуникации – одинаковое понимание информации всеми участниками общения.

Т.е. между отправленной и принятой информацией можно поставить знак «равно». Если мы неэффективно передаем информацию, наши мысли и идеи тускло отражают наше настоящее понимание. Таким образом, наши слова мешают нормальному общению и вызывают коммуникативные барьеры. Эти барьеры, в свою очередь, встают на пути к достижению личных и профессиональных целей.

Школа бизнеса университета Кац в Питтсбурге (University of Pittsburgh’s Katz Business School) провела опрос рекрутеров из компаний с более, чем 50 000 сотрудниками. Результаты опроса указывают, что коммуникативные навыки, включая устные и письменные, – основной фактор, который способствует плодотворной работе группы людей, отдела и организации в целом.

Несмотря на растущее значение коммуникативных навыков, многие люди продолжают игнорировать важность конструктивного общения. Они остаются неспособными эффективно передавать свои мысли и идеи в письменной или устной форме. Эта неспособность делает для них продуктивное общение практически невозможным и стоит на пути карьерного развития.

Умение доносить свои мысли имеет первостепенное значение для личного и профессионального роста. Передавая сообщение своим слушателям, нам важно знать, кому мы посылаем сообщение и, как оно будет воспринято.

ВАЖНОСТЬ УСТРАНЕНИЯ БАРЬЕРОВ

Коммуникативные барьеры могут возникнуть на любом этапе общения. Сам процесс общения включает в себя такие составляющие:

Отправитель -> сообщение -> канал -> получатель -> обратная связь и контекст

Чтобы быть эффективным коммуникатором и достигать цели без всяких затруднений, нашей целью должно быть уменьшение частоты барьеров на каждом этапе. Мы можем добиться этого четкой, краткой, спланированной коммуникацией. Разберем последовательно каждый этап.

Источник… Как источник общения, мы должны ясно понимать, о чем нам говорить и, что мы хотим от слушателя. Нам так же необходимо убедиться, что информация, которую мы передаем, полезная и точная. В своей практике я использую яркие и понятные примеры для разъяснения и аргументации своих утверждений (тезисов). Плюс примеров в том, что они вызывают визуальный ряд в воображении слушателя. Поэтому их легко понять и запомнить.

Сообщение… Это сама информация. Сообщение может быть объемным, а может быть коротким. С коротким сообщением проще – за счет краткости они зачастую более понятны. А вот длинные сообщения целесообразно разбивать на небольшие, отдельные мысли. Если мы общаемся устно, то отделять короткие мысли в речи можно паузами или подытоживать смысл каждого отдельного блока. Если нам необходимо письменно передать длинное сообщение, уместно разделить текст на отдельные пункты пустыми строками. Иногда даже целесообразно не писать во всю длину строки в e-mail, а писать по 8–9 слов в строке и с новой строчки продолжить.

Упаковка… Это процесс оформления информации, в наилучшую форму для восприятия. Успешное понимание информации собеседником частично зависит от нашей способности доносить свои мысли и идеи, частично от способности предвидеть и устранить противоречия (например, культурные вопросы, ошибки в предложениях и правописании, потери информации). Очень важно знание и понимание своей аудитории. Отказ разбираться в том, кто наша аудитория, ведет к непониманию и снижению шансов на эффективную коммуникацию с данным собеседником или аудиторией.

Канал коммуникации… Сообщение передается по разным каналам: вербальному, включая общение лицом к лицу, телефон и видеосвязь; и письменному, включая письма, e-mail, заметки, отчеты, sms… Разные каналы имеют разные сильные и слабые стороны. Например, не очень эффективно давать длинный список указаний сотруднику в устной форме или долго критиковать кого-то по электронной почте. Для первого случая лучше подойдет письменный способ передачи информации, для второго – устный.

Распаковка… В распаковку входит даже такие, казалось бы, незначительные факторы, как время прочтения сообщения, или способность оппонента активно слушать. Яркий пример барьера, – когда получателю информации не хватает знаний для понимания сообщения. Избежать непонимания при распаковке так же поможет знание своей аудитории и уточнение обратной связи. Например, можно заменить термины и незнакомые слова более понятными определениями или разъяснять термины. Чтобы налаживать взаимопонимание, можно просить собеседника уточнить, что он понял из услышанного; или спросить «Я понятно объяснил / рассказал / описал?..». Отмечу, что в своей практике я не использую вопросов «Понятно?» или «Понял(и)?». Эти вопросы перекладывают ответственность на слушателя и могут восприниматься как недооценка его способностей.

Получатель… Итак, наше сообщение получено каждым отдельным слушателем в аудитории. Нет сомнений, наша речь имеет цель – действие слушателей. Нам нужно иметь в виду, что каждый из людей входит в процесс коммуникации со своими идеями и чувствами, которые влияют на восприятие нашего сообщения. И решение в связи с услышанным люди тоже принимают, учитывая сиюминутные мысли и ощущения. Чтобы быть успешным коммуникатором, мы должны учитывать это прежде, чем высказать или отправить свое сообщение и скорректировать высказывание с учетом настроения людей, если это возможно.

Обратная связь… Наша аудитория в любом случае – хочет она того или нет – будет транслировать нам вербальные и невербальные реакции в ответ на нашу речь. За этими реакциями нам нужно постоянно пристально следить, чтобы иметь возможность импровизировать (например, уточнять или пропускать некоторые моменты своей речи). В случае, если мы заподозрим непонимание среди слушателей, опираясь на обратную связь, мы сможем уточнить или повторить информацию.

Контекст… Ситуация, в которой наше сообщение получает слушатель – это контекст. Это может окружающая среда или, в более широком смысле, – культура (корпоративная культура, международная культура, классовая культура и так далее).

Уделяйте внимание каждому названному пункту в своей коммуникации, чтобы сделать общение более эффективным и экономить свои силы и время. Удерживайте общением все возможности 🙂

Желаю Вам конструктивного общения и быстрого движения по лестнице развития!

Получить самые интересные статьи по мнениям читателей!

Оставьте это поле пустым:

Календарь мероприятий

Записаться на мастер-класс

Оставьте это поле пустым: