info@malinochka.com 097 6876029 093 786 40 81

7 ключей к ясной коммуникации

Чек-лист для ясной коммуникации

Как часто мы общаемся с людьми в течение дня? Мы пишем письма, участвуем в совещаниях или конференциях, делаем отчеты и презентации, общаемся с коллегами и т.д. На коммуникацию может уйти почти весь день. Как мы можем продвинуться вперед в нашей коммуникации?

Эти 7 ключей коммуникации позволят убедиться, что наши встречи, e-mail письма, конференц звонки, отчеты и презентации построены хорошо, ясно и нашим адресатам будет легко воспринять и усвоить сообщение.

В соответствии с 7 ключами коммуникация должна быть:

Ясной

Краткой

Конкретной

Правильной

Последовательной

Полной

Вежливой

В этой статье, мы рассмотрим эти 7 ключей и проиллюстрируем хорошие и плохие примеры коммуникации.

Ясность речи

Когда мы пишем кому-то или говорим с кем-то, необходимо иметь ясное представление о своей цели. Какая цель коммуникации с этим человеком? Если мы не будем четко осознавать свою цель, то и адресат ее не поймет.

Хороший пример:

Привет, Джон! Я хочу сообщить Вам кое-что о Дэниэле, который работает в Вашем департаменте. Он ценный сотрудник, и я хотел бы более подробно поговорить о нем, когда у тебя будет время. Хорошего дня!

О чем это письмо? Мы не уверены. Первое, – в департаменте Джона может быть несколько Дэниэлов, соответственно, не понятно о ком именно идет речь. Второе, – чем именно Дэниэл занимается? Этого так же не обозначено в письме. Все довольно неопределенно, поэтому Джону придется писать ответное письмо со множеством уточняющих вопросов. Какая цель этого письма? Автор хотел всего лишь коротко обсудить Дэниэла или преследовал более серьезные намерения?.. Здесь нет признаков какой-то конкретной цели, так что это запутывает.

Хороший пример:

Привет, Джон! Я хочу сообщить Вам кое-что о Дэниэле, который работает в Вашем департаменте. Недавно он за счет своего собственного времени помог IT-отделу уложиться в сроки проекта. Сейчас мы получили сложный проект обновления, которые должен быть выполнен в ближайшие три месяца. Знание и умения Дэниэла в этом проекте буду бесценными для нас. Можем ли мы рассчитывать на его помощь в этом проекте? Я хотел бы обговорить этот вопрос с тобой. Когда я могу тебе позвонить и продолжить обсуждение этого вопроса? Хорошего дня!

Это второе письмо намного яснее первого, т.к. читатель получает полные сведения о том, что от него требуется.

Краткость речи

Когда мы используем краткость в коммуникации, мы так же повышаем и точность, ясность речи. Наш адресат, не обязан читать шесть предложений, если это можно сказать в трех.

Есть ли прилагательные, которые можно сократить? Мы можем избавиться от таких слов, как «видимо», «определенно», «что-то вроде», «буквально» т.п.

Есть ли какие-то неудачные предложения?

Есть ли повторы пунктов?

Плохой пример:

Привет, Мэт!

Я хочу с тобой коснуться основы e-mail-маркетинговой кампании, которую мы набросали в прошлый четверг. Я действительно думаю, что наш целевой рынок, безусловно, намерен рассмотреть попытки компании осуществлять благотворительность. Я думаю, это будет иметь большое влияние и может остаться в сознании клиентов дольше, чем уровень продаж. Например, если мы говорим об усилиях компании стать устойчивыми, а так же о благотворительных работах в местных школах, тогда люди, которых мы пытаемся привлечь, будут помнить наше сообщение дольше. Эффект будет сильнее. Что ты думаешь? Хорошего дня!

Письмо слишком длинное, есть ненужные повторения и лишние слова.

Посмотрим, что произойдет, если мы сократим все это.

Хороший пример:

Привет, Мэт!

Я хочу быстро обсудить e-mail-маркетинговую кампанию, которую мы анализировали в прошлый четверг. Наши целевые клиенты должны знать о благотворительной деятельности нашей компании, особенно о наших целях стать устойчивыми и помощи местным школам. Это будет иметь больший эффект и дольше будет оставаться в сознание клиентов, чем традиционные методы продаж. Что ты об этом думаешь? Хорошего дня!

Здесь используется краткость и точность речи. Благодаря этому сообщение удобно для понимания.

Конкретика

Когда наше письмо конкретное, читатель составляет ясную картину о том, что мы пытаемся донести. Используйте детали (но не много) и яркие факты.

Рассмотрим рекламный текст, которые мог бы использоваться в маркетинговых коммуникациях.

Плохой пример:

Lunchbox Wizard сэкономит Ваше время каждый день.

Такие заявления, как это вряд ли принесут много продаж данного продукта. Здесь нет эмоций, нет ярких деталей и никаких указаний на то, почему это нужно купить. Это сообщение не достаточно конкретно.

Хороший пример:

Как много времени Вы тратите каждый день, пакуя детские обеды? Хватит! Просто берите Lunchbox Wizard из своего холодильника каждый день и давайте своим детям здоровый обед. И уделяйте больше времени на игры с детьми!

Этот вариант лучше, т.к. наполнен яркими деталями. Адресат представляет картину, как он проводит время с детьми –родители вряд ли смогут поспорить с этим. Упоминание о том, что продукт хранится в холодильнике объясняет, как работает эта идея. Сообщение оживает благодаря этим деталям.

Правильность

Используйте технические термины в соответствии уровню образования и знаний Вашей аудитории;

Проверяете ли Вы свои письма на грамматические ошибки?

Все ли имена и названия написаны правильно?

Последовательность речи

Важно сохранять последовательность формирования речи в коммуникации, чтобы не терять логику мыслей. Все пункты соединены и соотносятся с главной темой.

Плохой пример:

Привет! Я хочу быстро обсудить отчет, который ты закончила на прошлой неделе. Я отдал его Мишель на проверку, и она хочет убедиться, что ты знала о заседании отдела в эту пятницу. Мы будем создавать план для нового справочника сотрудника.

Как видите, в сообщении плохо согласованы между собой мысли. Нарушена логическая последовательность. Есть упоминание о проверке отчета, но обратная связь по нему отсутствует. И сообщение перескакивает на тему встречи.

Хороший пример:

Привет! Я хочу быстро обсудить отчет, который ты закончила на прошлой неделе. Я отдал его Мишель на проверку, и она сказала мне, что есть несколько изменений, о которые ты должна сделать. Она пришлет тебе на почту детальную обратную связь сегодня после обеда. Спасибо!

Заметьте, здесь нет упоминания о встрече. Оно должно высылаться отдельным письмом. Таким образом, получатель не запутается в сообщениях. Так же он может удалить первое письмо с обратной связью по отчету после внесения правок и оставить отдельное письмо с напоминанием о встрече. Каждое письмо имеет отдельную тему письма.

Полнота информации

Точность и полнота информации тоже имеет значение. В целостном сообщении адресат получает все информацию, которая необходима и, если это необходимо, действует.

Оценка полноты информации проводиться ответами на вопросы:

Содержит ли сообщение призыв к действию, чтобы адресат точно знал, что мы хотим, чтобы он сделал?

Включена ли необходимая информация – имена, даты, время, локация и т.п?

Плохой пример:

Привет, всем! Хочу напомнить о нашей встрече завтра! Увидимся!

Сообщение не закончено. В нем нет законченности. Какая встреча? Где?.. Команда людей осталась без огромного куска необходимой информации.

Хороший пример:

Привет, всем! Хочу напомнить о нашей завтрашней встрече посвященной новым корпоративным правилам. Встреча состоится в 10:00 на втором этаже в конференц-зале. Пожалуйста известите, если не сможете присутствовать. До встречи!

В этом примере хорошо иллюстрируется точность и полнота информации. В сообщении даны ответы на все вопросы по организации встречи.

Вежливость

Учтивая коммуникация дружелюбна, открытая и честная. В ней отсутствуют скрытые оскорбления или пассивно-агрессивный тон. Нужно держать в уме точку зрения нашего читателя и быть чутким к его восприятию.

Плохой пример:

Джеф, я хочу, чтобы ты знал, что я не одобряю то, как твоя команда забирает все внимание на себя на наших еженедельных собраниях. У меня есть много проектов и моей команде также нужно время для обсуждения этих проектов на встречах. До сих пор, благодаря твоему отделу, я со своей командой не имел возможности участвовать в обсуждении. Убедись, что на следующей неделе твоя команда сможет оставить время для обсуждения вопросов моего отдела. Спасибо. Макс.

Такое сообщение может вызвать «офисную войну»! И это оно не больше, чем создание негатива и, в перспективе, снижение продуктивности в коллективе. Немного вежливости может создать светлую перспективу.

Хороший пример:

Привет, Джеф! Обращаюсь к тебе с просьбой. Во время наших еженедельных собраний твоя команда делает отличную работу по освещению своего прогресса. К сожалению это занимает почти все время встречи и мой отдел не успевает обсудить процесс своей работы. Буду благодарен, если твоя команда немного сократит время своего выступления и таким образом даст нам возможность в полной мере дать отчет о нашей работе. Благодарю за понимание и прошу дать мне время на следующем собрании для обсуждения нашей работы. Заранее благодарен.

Разница между первым и вторым письмом в вежливости. Второе письмо имеет больше шансов на сохранение конструктивной и благоприятной атмосферы в коллективе.

Напоследок несколько вариаций 7 ключей коммуникации.

Достоверность.Действительно ли в нашем сообщении достоверно освящена тема? Точность информации вызывает доверие. А это особенно важно в коммуникации с малознакомой или незнакомой аудиторией.

Творчество.Используем ли мы творческий подход в создании нашего сообщения? Креатив поможет удержать заинтересованность к нашим сообщениям.

Ключевые пункты.

Мы коммуницируем каждый день. Чем лучше мы это делаем, тем больше доверия мы имеет от клиентов, руководства и коллег.

Используйте 7 ключей к ясной коммуникации для себя. Делая это, Вы будете ясны, кратки, конкретны, корректны, последовательны, Ваши информация будет полной и вежливой.

Успехов Вам в общении!

Автор Ruth Hill.Оригинал статьи можно прочитать здесь

Для Вас перевел Дмитрий Малиночка.

Получить самые интересные статьи по мнениям читателей!

Оставьте это поле пустым:

Календарь мероприятий

Записаться на мастер-класс

Оставьте это поле пустым: