info@malinochka.com 097 6876029 093 786 40 81

Правила деловой переписки

Деловая переписка присутствует в каждом бизнесе. Письма создают и формируют отношение и впечатления о компании, личности.
Поэтому важно учитывать детали!

ПОЧТОВЫЙ ЯЩИК

Созданные в студенческие времена почтовые ящики продолжают использовать для рабочей переписки. В юношестве многие создают почтовые ящики, руководствуясь принципом «прикольно», «круто»… Позже в деловой переписке встречаются названия почты: alinka_malinka@…, businka@…, pokemon@… Название – это первое, что читает получатель.
Для деловой переписки важно иметь отдельный электронный ящик. Мне всегда нравились почтовые ящики, которые легко запомнить и можно безошибочно записать под диктовку по телефону.

КРИТЕРИИ НАПИСАНИЯ ПИСЕМ

  1. Ясность
  2. Краткость
  3. Конкретика
  4. Грамотность
  5. Вежливость

ЯСНОСТЬ

Вот пример письма:

Добрый день, Антон!
Нам нужно встретиться и обсудить важное дело. Возможно, Ваш отдел сможет помочь. Когда у Вас будет время?
Хорошего дня!

Такое письмо способно встревожить или напугать получателя, не дает никакого представления о деле и ставит в тупик. Остается гадать, что же произошло? Все это ведет к потере времени и эмоциональных ресурсов. Антону придется просить разъяснений в ответном письме.
Ради экономии времени отправителю следовало заранее позаботиться о получателе и все изложить в ясной форме.

Добрый день, Антон!
Через месяц наш отдел должен сдать проект. У нас возникли задержки и, чтобы перестраховаться ищем поддержку. Я слышал, что у тебя есть 2 специалиста, которые сейчас не загружены работой и могу нам помочь. Можно ли рассчитывать на твое согласие привлечь их к нашему проекту на ближайший месяц? Когда мы могли бы встретиться и обсудить это? Ты мог бы в понедельник в первой половине дня?
Хорошего дня!

В этом письме достаточно ясно изложена ситуация и вопрос – есть временные рамки проекта, предмет обращения к получателю, пожелания по времени встречи. Получатель легко сориентируется в ситуации, подумает о вариантах решения задачи и назначит встречу.

К ясности так же относиться и терминология. Учитывайте осведомленность получателя в теме и старайтесь писать понятным для него языком.

КРАТКОСТЬ

Известный адвокат А.Ф. Кони дал подходящее определение краткости.
Краткость – отсутствие всего лишнего, не относящегося к содержанию,
всего того водянистого и засоряющего.

Из-за желания максимально описать вопрос или раскрыть детали иногда возникают излишества. Снова обратимся к примеру письма:

Добрый день, Евгения!
Я посмотрел макет, который Вы сделали. Безусловно, он лучше первого и почти соответствует нашим ожиданиям. Но, видимо, требуется дополнить незначительными штрихами. Мы действительно уверены, что следует сделать более яркий фон и изменить шрифты. Благодаря яркому заглавному тексту наши клиенты определенно обратят внимание на рекламную картинку и, без сомнения, лучше запомнят. Например, можно сделать фон желтого цвета с текстурой, а шрифт изменить на синий или красный цвет. Чтобы выделить заголовок.
Хорошего дня!

В этом письме большое количество вводных слов: «безусловно», «видимо», «мы действительно», «мы думаем», «определенно», «без сомнения»… Эти слова не несут смысловой нагрузки и без них текст письма ничего не потеряет. Прочитайте письмо еще раз, пропуская вводные дополнения. Смысл письма не изменился, верно?

Краткость текста достигается за счет сокращения слов знаками препинания – такие слова как «это», «является» можно заменить знаком тире. Сложные предложения стоит разбивать на несколько простых.
Избегайте повторения информации. В приведенном письме есть повторяющаяся информация о внимании клиента. В письменном изложении повторы усложняют восприятие гораздо больше, чем в устном.

Отделяйте новые абзацы пустыми строками, чтобы облегчить чтение.

КОНКРЕТИКА

Недавно я заказывал сувенирную продукцию. В одном из своих писем я задал несколько вопросов. Вот наша переписка:
– Вы можете сделать доставку в офис? Доставка платная?
Могу ли я внести предоплату 800 грн. вместо 1000? Можно на карточку?
– Хорошо.
Единственный ответ на 4 вопроса вводит в заблуждение.
Я написал несколько вопросов в одном письме, чтобы сэкономить время и не задавать их по отдельности. Но мне пришлось уточнять:
– На какой из моих вопросов Вы ответили «Хорошо»? Что по остальным вопросам?
Только после этого письма, менеджер ответил мне на все вопросы:
– Доставка платная. Можно внести 800 грн. на карточку.

В результате подобных диалогов возникают различные неприятные ситуации – разное понимание, недомолвки, выяснения отношений и разногласий…
На примере этой ситуации, я мог решить, что доставку сделают. А когда пришел бы строк выполнения заказа, казалось бы, что доставки нет.
Как отправитель будьте точны и конкретны в письмах. Как получатель уточняйте все смутные или сомнительные моменты договоренностей. И в том и в другом случае придерживайтесь меры.

Еще один пример в коммерческом предложении:

Добрый день!
Мы занимаемся развитием нового зарубежного проекта. Он только сейчас пришел в Украину и набирает обороты. Мы ищем людей, которые готовы серьезно заниматься развитием бизнеса и зарабатывать на порядок больше. Это может стать для Вас хорошим источником пассивного дохода. Предлагаю встретиться лично и познакомиться?

С этим примером знакомы многие. В подобных письмах отсутствует название компании, есть много неопределенных прилагательных.
Включайте в письма всю необходимую информацию, которую важно предоставить на данном этапе переписки.

ГРАМОТНОСТЬ

Проверяете ли Вы тексты писем на ошибки?
Я много раз слышал от людей, что неграмотная письменная речь снижает положительные ожидания от человека.
Будьте внимательны к тексту. Проверяйте сомнительные слова или заменяйте их синонимами. Знаю по своему опыту, что в спешке можно делаются опечатки. Поэтому перед отправкой письма, я всегда перечитываю и исправляю текст.

В процессе составления письма иногда мы вносим изменения в смысл. От этого исчезает согласованность остального текста. Например, мы пишем вначале: «Нужно изменить дизайн шрифта заголовка». Потом исправляем: «Нужно изменитЕ дизайн шрифта заголовка». Слово «нужно» становиться лишним.

Проверяйте текст писем перед отправкой на предмет ошибок и несогласованности смыслов.

ВЕЖЛИВОСТЬ

Пример:

Привет! Надеюсь, ты не будешь тянуть одеяло на себя на следующем совещании и мне удастся сказать о предстоящих переменах в кадровой политике компании.

Такое письмо разожжет конфликт, который демотивирует сотрудников. Замечания в такой форме не откроют глаза адресату на свое поведение, а только вызовут поток защитных аргументов в грубой форме.

Чтобы получатель воспринял информацию, нужен подход и вежливость.

Привет, (имя)!
Я обращаюсь к тебе с просьбой, поскольку мы занимаемся одним делом и работаем в одной команде с общими целями. Ты прекрасно разбираешься в своей сфере и помогаешь нам всем сложить полную картинку происходящего. К сожалению, твоя речь на совещании заняла почти все время и нам не удалось сказать о предстоящих изменениях в кадровой политике. Пожалуйста, постарайся сократить время своей речи и таким образом уступи другим членам коллектива часть времени, отведенного на совещание.
Заранее благодарен!

Обращайтесь в письме по имени – это тоже вежливость и уважение. Прочитав такое послание, получатель с большей вероятностью пойдет на встречу, чем после первого варианта письма. Вежливость – это умение учитывать свободу другого человека.

«Вы» или «вы»

Если это обращение к одному человеку, то по правилам этикета принято писать с большой буквы, но допускается и с маленькой. Если обращение к группе людей, то с маленькой.
Слова, написанные полностью заглавными буквами, могут считаться повышением тона.

Заканчивают деловое письмо пожеланиями, например, «Хорошего дня» и подписью: «С уважением…» или С наилучшими пожеланиями…»

СОВЕТЫ ПО ВЕДЕНИЮ ПЕРЕПИСКИ

  • Сообщайте о прикрепленных файлах в тексте письма. Получателю будет проще разобраться в информации.
  • Откажитесь от использования жирных, подчеркнутых шрифтов. Если есть необходимость что-то выделить, контролируйте, чтобы письмо было легко читать и, оно смотрелось чисто.
  • Не удаляйте деловую переписку. Переписка – это документ.
  • Отправляйте письма в рабочее время. Лучшее время – утро и день. С утра все разгребают письма, полученные ночью или на выходных. Если прислать письмо утром, то оно будет в первых рядах. Так его быстрее прочитают.

Обращайте внимание на важные детали в деловой переписке, применяйте рекомендации! Успехов Вам в делах и общении с людьми!

Получить самые интересные статьи по мнениям читателей!

Оставьте это поле пустым:

Календарь мероприятий

Записаться на мастер-класс

Оставьте это поле пустым: